14.2. Mail verfassen

Das Formular zum Verfassen von E-Mails wird Ihnen immer dann im SVP angezeigt, wenn Sie eine Mail verschicken möchten.

Sie haben die folgenden Funktionen in diesem Formular zur Verfügung:

  1. Absender: Zeigt Ihre eigene Mail-Adresse an, wenn Sie das SVP für die Verwendung der Mail-Funktionalität konfiguriert haben. Details dazu finden Sie unter Notwendige Einstellungen zur Nutzung der Mail-Schnittstelle.
  2. Empfänger: Der oder die Empfänger der E-Mail. Sie können die Empfänger einer Nachricht festlegen, indem Sie auf der rechten Seite auf "Wählen" klicken.
  3. Vorlage: Hier können Sie eine Mail-Vorlage wählen. Sobald Sie eine Vorlage wählen, wird der hinterlegte Betreff und Text automatisch in die entsprechenden Felder übernommen. Änderungen an den Vorlagen sind in den Einstellungen unter dem Punkt "Mail" möglich.
  4. Betreff: Der Betreff der Nachricht.
  5. Nachricht: Der Inhalt der Nachricht.
  6. Mail-Variablen: Eine Liste der verwendbaren Mail-Variablen. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag der Liste, wird die entsprechende Variable direkt an der Position des Cursors in das Nachrichten-Feld eingefügt. Weitere Details zur Verwendung finden Sie unterhalb dieser Aufzählung.
  7. Anhänge: Eine Liste der Anhänge dieser Nachricht. Details zur Verwendung finden Sie unterhalb dieser Aufzählung.
  8. Mail senden: Über diese Schaltfläche kann die Nachricht gesendet werden.
  9. Mail testen: Um die Formatierung und die Verwendung der Mail-Variablen zu testen, können Sie die Mail testweise über diese Schaltfläche an sich selbst versenden. Der Inhalt der Mail-Variablen ist dabei durch einen Muster-Teilnehmer "Max Mustermann" vorgegeben.

Verwendung von Mail-Variablen: Falls Sie eine Nachricht an mehr als einen Empfänger senden, oder Vorlagen um persönliche Daten der Empfänger erweitern möchten, sollten Sie Mail-Variablen verwenden. Diese Platzhalter können in den Inhalt der Mail und auch in die Betreffzeile eingefügt werden, und werden beim Versandt an die Teilnehmer mit den konkreten Daten des Teilnehmers gefüllt. Sollten Sie also beispielsweise als Anrede in Ihrer Nachricht "Hallo %vorname%" schreiben, wird beim versandt der Mail automatisch für jeden Teilnehmer der entsprechende Vorname anstelle des "%vorname%" eingefügt. Die Liste der möglichen Mail-Variablen soll in Zukunft noch erweitert werden. Sollten Sie also Vorschläge oder Ideen für neue Mail-Variablen haben, können Sie diese gerne an richten.

Dateien und Berichte anhängen: Über den Mail-Versand des SVP können Sie nicht nur Textnachrichten versenden, sondern auch Dateien und sogar Berichte an Mails anhängen. Über die Schaltflächen "Hinzufügen" bzw. "Entfernen" des Mail-Formulars, können Sie Dateien als Anhang zu der Mail hinzufügen. Berichte können über das Berichtsformular bzw. die Teilnehmerverwaltung per Mail versendet werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Bericht aus (bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen nicht alle Berichte per Mail versandt werden können) und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche "Mail". Es öffnet sich daraufhin das Mail-Formular, in dem der Bericht bereits als Anhang hinzugefügt wurde. Ebenfalls sind als Empfänger die Teilnehmer vorselektiert, die in dem Bericht enthalten sind und eine E-Mail-Adresse im SVP hinterlegt haben. Bitte beachten Sie, dass, falls Sie die Empfänger ändern, nur die Teilnehmer den Bericht als Anhang erhalten, die im Bericht enthalten sind. Falls Sie weitere Teilnehmer hinzufügen, erhalten diese keinen Anhang. Beim Versenden der Nachricht mit einem Bericht als Anhang erhält nun jeder Teilnehmer automatisch die Seite des Berichts, die für ihn bestimmt ist. Am Beispiel der Trainingsliste erhält somit jeder Empfänger genau seine eigene Trainingsliste, ohne dass Sie händisch die Listen einzeln erstellen und versenden müssen.